Was kostet eine individuelle Software?

Die kurze Antwort: bei uns ab 10.000 €, nutzbar nach etwa acht Wochen. Die lange erklärt, woraus diese Summe entsteht, was sie nach oben treibt und wann du das Geld besser nicht ausgibst.

Warum sonst selten eine Zahl dasteht

„Das kommt darauf an“ ist nicht falsch. Eine Anwendung für zwei Personen und eine für vierzig Fahrzeuge mit Anbindung an die Warenwirtschaft haben wenig gemeinsam. Nur hilft dir der Satz nicht, wenn du gerade herausfinden willst, ob sich ein Gespräch überhaupt lohnt.

Deshalb steht die Zahl hier. Wer 2.000 € eingeplant hatte, weiß nach diesem Satz, dass es nicht passt, und spart sich den Termin. Das ist für beide Seiten die günstigere Variante.

Woraus die Einstiegssumme entsteht

Der untere Teil funktioniert in jedem Betrieb ähnlich: Daten kommen herein, werden geprüft, nach Regeln sortiert, jemand sieht sie an und entscheidet. Diese Schicht bauen wir nicht jedes Mal neu. Die Bausteine dafür gibt es.

Neu entsteht die oberste: die Ansicht, mit der ihr täglich arbeitet, und die Regeln, nach denen euer System entscheidet. Dort steckt der Aufwand, und dort gehört er auch hin. Das ist der Teil, der bei euch anders läuft als überall sonst.

Was den Preis nach oben treibt

Sechs Dinge, das schwerste zuerst. Machbar ist jedes davon — sie entscheiden nur, wie weit über den 10.000 € du landest.

Schnittstellen zu vorhandenen Systemen. Der größte einzelne Posten. Warenwirtschaft, Kasse, Buchhaltung, Kalender. Jede Verbindung ist ein eigenes kleines Projekt, weil die Gegenseite die Bedingungen stellt. Ein System mit dokumentierter Schnittstelle ist an einem Tag angebunden. Eines ohne kostet Wochen, weil der Weg erst gefunden werden muss: über einen Export, über die Datenbank, über das, was die Gegenseite eben hergibt.

Datenübernahme. Fünfzehn Jahre gewachsene Tabellen enthalten denselben Kunden in vier Schreibweisen. Das Übernehmen ist billig, das Aufräumen nicht. Beides ist möglich: aufräumen und übernehmen, oder zum Stichtag neu anfangen und die Historie im alten System nachschlagbar lassen. Was günstiger ist, hängt davon ab, wie oft ihr wirklich zurückblickt.

Rollen und Rechte. Ein Betrieb, in dem alle alles dürfen, ist deutlich einfacher als einer mit Disposition, Fahrern und Büro, die jeweils anderes sehen sollen.

Arbeiten ohne Netz. Ein Gerät im Heizungskeller, im Lkw oder auf dem Veranstaltungsgelände hat keinen Empfang. Offlinefähigkeit ist keine Einstellung, sondern eine andere Bauweise. Sie muss von Anfang an eingeplant sein.

Barrierefreiheit über das Nötige hinaus. Verbraucherseitige Teile bauen wir ohnehin barrierefrei, das steht nicht auf der Rechnung. Ein Prüfbericht zum Vorlegen und die vollständige Tastaturbedienung komplexer Ansichten sind Mehraufwand. Wann das Pflicht ist, steht unter wann Barrierefreiheit Pflicht ist.

Regeln mit Ausnahmen. „Immer der nächstgelegene Monteur“ ist eine Zeile. „Immer der nächstgelegene, außer bei Kunde Meyer, und freitags niemand mehr nach Harburg“ ist die Wirklichkeit. Die Ausnahmen kosten, nicht die Regel.

Was später nicht dazukommt

Der Preis wächst nicht mit dem Betrieb. Bei Mietsoftware zahlst du pro Platz, pro Fahrzeug oder pro Wohneinheit, und zwar jeden Monat. Die Rechnung steigt mit jeder Filiale, die dazukommt.

Rechne einmal mit deinen eigenen Zahlen: Was steht auf der letzten Rechnung, und wie hoch ist der Betrag über drei Jahre, wenn ihr in dieser Zeit um ein Drittel wachst? Das ist der ehrliche Vergleich, nicht der Monatspreis.

Wenn dabei eine Summe herauskommt, die deutlich unter der hier genannten liegt, ist die Antwort einfach: Dann bleib bei dem, was du hast.

Wann es sich nicht lohnt

Es gibt vier Fälle, in denen wir abraten:

• Ein Standardprodukt trifft achtzig Prozent, und die fehlenden zwanzig sind Gewohnheit statt Notwendigkeit. Dann ist die Anpassung des Ablaufs billiger als die Anpassung der Software.
• Der Ablauf ändert sich gerade. Software hält einen Zustand fest; wer noch umbaut, lässt etwas festhalten, das in einem halben Jahr nicht mehr gilt.
• Niemand im Betrieb hat Zeit, die Regeln zu erklären. Ohne jemanden, der ein paar Stunden aufwendet, um zu erklären, warum ein Ablauf so läuft, wie er läuft, entsteht ein Programm, das an der Wirklichkeit vorbeigeht.
• Eine Tabelle reicht. Kommt vor. Dann sagen wir das im Erstgespräch, und es kostet dich nichts.

Wie du zu einer belastbaren Zahl kommst

Nicht über einen Rechner mit Schiebereglern. Die Summe hängt an den sechs Punkten oben, und die kennst nur du. Eine halbe Stunde reicht meistens, um sie einzugrenzen: welche Systeme angebunden werden müssen, wie viele Leute mit unterschiedlichen Rechten arbeiten, wo die Ausnahmen sitzen.

Erstgespräch vereinbaren, 30 Minuten, kostenlos, ohne Angebotsdruck. Oder sieh dir vorher an, wie fünf solcher Systeme aussehen.